Certains documents ou dossiers d'archives publiques ne sont pas consultables car ils portent atteinte aux secrets protégés par la loi. La liste de ces secrets est fixée par des textes législatifs ou règlementaires (code des relations entre le public et l'administration (article L 311-1 à L 311-8), code de l'environnement, code du patrimoine...). Le code du patrimoine  fixe par ailleurs les délais à l'issue desquels les documents d'archives deviennent librement communicables (article L. 213-2). 

L’outil @docs, mis à disposition par le Service interministériel des Archives de France, vous permet de connaître les délais et conditions de communicabilité de différents documents d'archives publiques classés par grandes thématiques.

Lorsque ces délais ne sont pas atteints, il reste possible de solliciter une autorisation de communication anticipée des documents en formulant une demande de dérogation aux règles ordinaires de communicabilité (formulaire ci-dessous). L'autorisation est délivrée sous l'autorité du ministère de la Culture dans un délai de deux mois. Une décision négative est susceptible de recours devant la Commission d'accès aux documents administratifs. 

Bon à savoir  : l'autorisation de consultation par dérogation n'entraîne pas automatiquement autorisation de reproduire les documents : la demande de reproduction des documents doit être explicitement formulée dans la demande de dérogation. Elle peut recevoir une réponse négative, même si la consultation est accordée. 

Les dérogations générales aux règles ordinaires de communicabilité

Certains fonds d'archives publiques non librement communicables selon les délais en vigueur ont fait l'objet d'une ouverture anticipée, appelée "dérogation générale". Ces documents deviennent donc communicables en salle de lecture. Leur reproduction est en revanche toujours soumise à une demande d'autorisation à solliciter en utilisant le formulaire de dérogation. 

Pour connaître la liste des fonds ouverts par dérogation générale, cliquez ici. 

Le cas particulier des registres matricules militaires

Susceptibles de contenir des informations relatives notamment au secret médical, les registres matricules militaires ne sont librement communicables qu'à l'issue d'un délai de 120 ans après la naissance des personnes ou de 25 ans après leur décès, suivant l'article L 213-2 du code du Patrimoine. Toutefois, la note du directeur des Archives de France AD/DEP 3153 du 23 juin 1995 a créé une procédure simplifiée de communication par dérogation pour les personnes faisant des recherches généalogiques ou des recherches biographiques/sociologiques.

Si, après avoir fait une recherche nominative sur la page  de consultation des recensements militaires, vous n'avez pas accès aux images correspondantes ( signe dans la rubrique "images"), vous pouvez relever les nom et prénoms de la personne, son numéro matricule, l'année de la classe et la subdivision,  puis compléter et signer l'un des deux formulaires ci-dessous (selon votre type de recherche) avant de le transmettre accompagné d'une copie de votre pièce d'identité à l'adresse : archives13@departement13.fr. Une fois la dérogation traitée, une reproduction du document demandé vous sera transmise par voie électronique.   

La communication de dossiers d'archives privées peut être soumise à autorisation suivant les conditions définies par le donateur ou, lorsque celui-ci n'a pas manifesté de volonté à cet égard, par les Archives départementales.

Dans ce cas, contactez les Archives départementales pour connaître les modalités particulières de demande de consultation, spécifiques à chaque fonds.